Dématérialisation

Le courrier

En octobre 2015, la ville a opéré un tournant majeur dans l’enjeu de la dématérialisation en l’appliquant aux courriers. Depuis la fin de l’année dernière, tous les courriers réceptionnés en mairie sont numérisés afin d’être transmis électroniquement aux services concernés. Cette nouvelle technique apporte des points positifs, notamment quand plusieurs interlocuteurs étaient destinataires d’un même courrier :

• Rapidité des envois,
• Traçabilité des courriers,
• Suppression des photocopies,
• Clarté dans le suivi des demandes, des annotations et des corrections

Ce projet a mobilisé la quasi-totalité des agents municipaux qui ont dû s’adapter à de nouvelles pratiques et un nouvel outil informatique afin que cette entreprise soit une réussite.

Les documents administratifs

Le service financier est au cœur de la dématérialisation du support papier de par ses missions qui nécessitent la production d’un grand nombre de pièces administratives (factures, bons de commande, rapports, synthèses, etc.)

Afin de simplifier les démarches auprès des professionnels du BTP, une plate-forme des marchés publics a été créée en 2014.
Grâce à la mise en ligne ou au téléchargement des dossiers, la consultation simple des nouvelles offres, une méthode d’échange rapide, etc. la plate-forme épargne au service financier la création de dossiers volumineux ou l’échange de pièces administratives complexes par voie postale.

En janvier 2015, le service financier a mis en place le protocole d’échange standard version 2 (PES V2). Ce protocole permet la dématérialisation des pièces comptables qui sont transmises au Trésor Public. Aujourd’hui, il n’y a donc plus d’envoi de courrier : tout se fait exclusivement par flux informatique.

Le service financier a procédé ensuite à la dématérialisation des factures à viser en janvier 2016 : les responsables de services signent électroniquement ces documents afin que leur validation ne contraigne plus à une impression.
La même procédure a été réalisée partiellement pour les bons de commandes. Elle se verra finalisée au cours de l’année 2016.

Verbalisation électronique

Depuis décembre 2015, les agents de la Police municipale sont équipés d’un équipement nouvelle génération permettant la verbalisation électronique. Grâce à leur smartphone, les agents peuvent désormais constater les infractions - avec prise de photo et géolocalisation - et les envoyer directement au Centre National de Traitement (CNT) de Rennes.

Outre l’économie de papier grâce à la disparition des souches déposées sur les pare-brise, cette solution permet un gain de temps dans la saisie et la transmission des procès-verbaux, une automatisation du traitement des amendes, un archivage dématérialisé et sécurisé et une interconnexion avec le logiciel de gestion de la Police municipale.